Eikö kirjanpitäjäsi ymmärrä sinua?
Tuntuuko siltä, kuin oltaisiin koko ajan heikoilla jäillä? Kirjanpito ei tunnu kovin luotettavalta. Kirjanpitäjä tuntuu kyselevän täysin epäoleellisia asioita. Sinä et saa omiin kysymyksiisi kunnon vastauksia. Yrityksen tilanteesta kuukausitasolla ei ota selvää ”erkkikään”. Maksettavien verojen kanssa on koko ajan epäselvyyksiä. Yrityksen tulos tuntuu ”elävän” jotenkin satunnaisesti, eikä kuukausiraporttien tuloksien summalla näytä olevan mitään tekemistä lopullisen tilinpäätöksen näyttämän tuloksen kanssa.
Väärä muotti
Jos tältä tuntuu, on syy todennäköisesti kirjanpitäjäsi käyttämässä rutiinissa. Hän ei ole ottanut lusikkaa kauniisti käteen, vaan yrittää jääräpäisesti tunkea matkailuyrityksen kirjanpitoa tavarakaupan muottiin. Ja sehän ei onnistu. Erityisen hankala tilanne on silloin, jos olet tilitoimistosi tai kirjanpitäjäsi ainoa matkailusektorin asiakas. Asia tuskin korjaantuu muulla kuin tilitoimistoa vaihtamalla.
Tavara ja matka edellyttävät kirjanpitäjältä erilaista lähestymistapaa. Asiaa käsiteltiin Comgate Oy:n Login-lehden 1/2018 ”Älä sotke prosessia” -artikkelissa, mutta kerrataan:
Matka ei ole tavara
Tavarakaupan puolella ei tarvitse miettiä
- varaus- lasku-, maksu tai lähtöpäiviä – laskupäivä riittää;
- useita verolajeja ja verokantoja usein samalla laskulla – ”normaaliverolaji” ja 24 % riittävät;
- yhtä tai useampaa ennakkolaskua samalle toimitukselle – maksu noudettaessa tai yhdellä laskulla riittävät;
- kaupan (tässä varauksen / tavaran) muuttamista usein moneenkin kertaan – vai montako kertaa olet roudannut jääkaapin takaisin kauppaan ja vaihtanut sen leivänpaahtimeen ja – hetken mietittyäsi – leivänpaahtimen edelleen televisioon.
Mikä tässä sitten on ongelma?
Jaksotukset. Varaus on jaksotettu johonkin päivään. Mutta sitten asiakas vaihtaakin lähtöpäivää. Matkasta on laskutettu ennakko – ja loppulaskulla. Ennakko on maksettu. Ei ihan pikkujuttu korjata kirjanpitoon.
Ennakko- ja loppulaskut. Ensimmäinen ongelma on verokäsittely. Miten jakaa verot eri laskuille. Toinen ongelma on muutokset. Tavarakaupassa tehdään lisälaskuja ja osahyvityksiä. Matkakaupassa se ei vain toimi. Varauksen muutos voi laittaa koko homman uusiksi – kohde ja lähtöpäivä muuttuivat – ja samalla jaksotus, verot, tiliöinti, … Tee siinä sitten osahyvitys.
Eri tilanteita voisi ideoida vaikka kuinka paljon, mutta jo pelkästään näillä ollaan tilanteessa, jossa ”tavarakaupan logiikalla” tehty kirjanpito pitää tehdä tilinpäätöksessä uusiksi. Muuta keinoa ei ole varmistaa esimerkiksi, että verot menevät oikein ja tapahtumat kirjaantuvat oikeille tilikausille.
Winres esikäsittelee aineiston
Kirjanpito on kirjanpitoa, eikä se lopulta tee erotele, mitä rahaa siellä käsitellään. Ongelman ratkaisu onkin se, ettei kirjanpitoon päästetä keskeneräistä aineistoa. Winres on rakennettu huolehtimaan tästä.
Myyntiraportti sisältää päättyneellä kaudella toteutuneet varaukset. Ne eivät enää muutu. Ennakkoraportti sisältää varaukset, jotka eivät vielä ole kirjautuneet myynniksi. Myynti- ja myyntisaamiset käsitellään erikseen. Logiikka on sama ostojen puolella. Ja kirjanpitoon viedään aina vain summia – ei koskaan yksittäisiä tapahtumia. Myyntiraporteilta viedään kunkin myyntitilin loppusumma, ostoraporteilta kunkin kulutilin summa. Ennakko- ja myyntisaamisraporteilta viedään kirjanpitoon vain yksi luku kummastakin: raportin yhteensä -summa.
Mistä tilitoimisto?
Yksinkertaista – miten tämän voi joku sotkea! Niinpä. Joillekin on vain ylivoimaista luopua yksittäisten myynti ja ostolaskujen käsittelystä. Jos matkailuyrityksen kirjanpitoa tehdään suoraan tositteista, on sotku varma. Comgaten koulutuksissa ja helpdeskissä yritetään tilanteen syntymistä estää ohjeistamalla: “älkää antako yksittäisiä myynti- ja ostolaskuja kirjanpitäjälle”. Raporttien pitää riittää. Jos eivät riitä, on syytä laittaa uusi kirjanpitäjä heti hakuun.
Uusi ongelman on em. ”Älä sotke prosessia” -artikkelissa käsitellyt ”sähköiset kirjanpidot”. Ne edellyttävät, että myynti- ja ostolaskut tehdään suoraan kirjanpitojärjestelmään. Tässä on samat ongelmat kuin tositteista tehtävässä kirjanpidossa- tosin moninkertaisina. Nämä ratkaisut kannattaa kiertää kaukaa. Ongelmana on – sen lisäksi, että matkailuyrittäjän työmäärä moninkertaistuu – toiminnan ohjauksessa tarvittavan informaation katoaminen kokonaan. Mainoslause ”Ajantasainen informaatio aina käsillä” kääntyykin matkailuyrittäjän kohdalla muotoon: ”Toiminnan ohjauksessa tarvittavaa informaatiota ei ole saatavilla” (ks. tarkemmin em. artikkeli).
Interlink Oy
Interlink on Savonlinnassa ja Vantaalla toimiva tilitoimisto, joka on tehnyt Comgate Oy:n kanssa yhteistyötä viisitoista vuotta. Yrityksen asiakkaat ovat pääasiassa Winresiä käyttäviä matkatoimistoja, matkanjärjestäjiä ja muita matkailuyrityksiä. Winres -logiikka ja raportit ovat siis enemmän kuin tuttuja – samoin matkailuyrittäjien toiminta muutenkin. Interlink ymmärtää yleensä puolesta sanasta, mistä on kysymys, ja siellä osataan neuvoa matkailuyrittämiseen liittyvissä kysymyksissä yleisemminkin.
Interlinkin palveluvalikoima on sama kuin yleensäkin tilitoimistolla – kirjanpito, palkat, konsultointi, jne. Laajimmillaan voit ulkoistaa koko taloushallinnon myynti- ja ostoreskontrien hoitoa myöden Interlinkille.
Interlink veloittaa kiinteää kuukausimaksua – yllätyksiä ei siis tule. Myös tilinpäätökset tehdään kiinteällä veloituksella. Toimialaosaaminen takaa sen, että hinnat ovat kilpailukykyisiä.
– Markku Koskinen, Comgate Oy
Jos olet kiinnostunut Interlinkin palveluista tai Comgaten ja Interlinkin yhteistyöstä, ota yhteyttä: myynti@interlink.fi tai markku.koskinen@comgate.fi tai soita 050 552 4897 / Markku.