Älä sotke prosessia
”Oriolan SAP-uudistus maksoi maltaita ja lykkääntyi jo kerran”, ”Lääketukkuri selättää erp-ongelmaa nyt käsipelillä”, ”Oriolan SAP-ongelmista 5Meur:n negatiivinen vaikutus Q3:lla”. ”Oriolan vaikeudet jatkuvat – lääkevalmistaja (Orion!) pyysi apua kilpailevalta tukulta”…
Oriola investoi 20 miljoonaa, ja tuloksena on menetetty maine, markkina-asema ja vähintään investoinnin verran välillisiä kuluja ongelman ratkomisesta. Toimitusjohtajakin ehti jo saada kenkää. OK, mutta mitä ihmettä se meille kuuluu – matkailualalle?
Tilitoimistot sotkemassa matkailun prosesseja
Samoin voi käydä kenellä tahansa, jos ei ole tarkkana. Oriolan ongelma on noussut meillä Comgatessa esiin, kun tilitoimistot ovat alkaneet markkinoida aggressiivisesti uusia teknisiä ratkaisujaan myös matkailualalle. Yksikään taho ei halua itse varauksen tekemistä: hinnoittelua, varaustilanteen hallintaa, matkustajien käsittelyä tms, vaan prosessi halutaan katkaista laskutuksesta. Winres siis hoitaisi prosessin laskun muodostamiseen asti, taloushallinto reskontrasta eteenpäin. Prosessin katkaisun perusteluksi esitetään ajantasaisen tiedon saamista suoraan kirjanpidosta. Se olisi ”nykyaikaista ja tehokasta.” Varmaan, mutta käykö siinä lopulta ”oriolat”?
Winres-prosessi
Winres on rakennettu optimoimaan matkailun varaustenkäsittelyprosessi. Tarkoituksena on siis minimoida varauksen käsittelyssä tarvittava manuaalityö. Winres-toimistossa käsitellään vain varauksia, kaikki muu on täysin automaattista. Varaus on suoraan lasku tai useita laskuja, reskontra on aina ajan tasalla – jopa kassa on huomioitu, tilastot ja crm ovat aina ajan tasalla, kuukauden päättämistä kirjanpitoon ei kenenkään tarvitse miettiä – ajetaan vain raportit.
Winres siis toteuttaa oikeasti ”yhden syötön taktiikan”. Tiedot tallennetaan vain kertaalleen (varaukseen), systeemi huolehtii lopusta.
Matka ei ole tavara
Miksei se muka onnistuisi erilliseltä taloushallinnolta? No siksi, että taloushallinto-ohjelmistoja ei ole rakennettu ymmärtämään matkailun erikoisuuksia. Ne eivät ymmärrä lähtöpäivän käsitettä (se on siis eri kuin laskutuspäivä), ne eivät osaa marginaaliveroa (vieläkään), ne eivät ymmärrä ennakko- ja loppulaskuja samalle tapahtumalle (varaukselle), monta verolajia ja verokantaa samalla laskulla on täyttä utopiaa, varauksen muutokset ovat sitten se viimeinen naula arkkuun. Matka on siis eri kuin tavara – vai montako kertaa olet roudannut jääkaapin takaisin kauppaan ja vaihtanut sen sähköhellaan?
Matkailusektorin erikoisuuksien sisällyttämisestä alun perin tavarakauppaa varten tehtyihin taloushallinto-ohjelmistoihin on puhuttu vuosikymmenet, mutta kukaan ei ole niitä toteuttanut. Markkina on ehkä liian pieni suhteessa vaadittavaan työmäärään.
Erillinen ”Taloushallinto” moninkertaistaa työmäärän
Tässä ei pelasta edes huolellinen suunnittelu tai ammattitaitoiset tekijät – kun järjestelmä ei osaa, niin se ei osaa. Minimissään varausta kohti tarvittavan manuaalityön työmäärä 2-3 kertaistuu. Mitä monimutkaisempia varauksia, mitä enemmän muutoksia, sitä suuremmaksi manuaalisen työn kerroin kasvaa. Siinä missä Winresissä riittää varauksen muutos, ja koko tietojenkäsittelyketju on valmis, ”taloushallintopuolella” ajaudutaan vääjäämättä laskujen ja hyvityslaskujen kohdistuksiin, lisälaskuihin, osahyvityksiin, maksujen siirtämiseen käsin laskulta toiselle … ei aikaakaan, kun koko temppuvalikoima, muistiotositteita myöden, on käytössä.
Kirjanpitokustannukset moninkertaistuvat
Eikä tässä vielä kaikki. Ei riitä, että oma myyntihenkilökunta käyttää kallisarvoista, myyntiin tarkoitettua aikaansa erilaisiin selvittelyihin, etsintöihin ja kohdistamisiin, vaan sama jatkuu kirjanpidon puolella. Kuukausiraportointi on sinnepäin – eihän kukaan jaksa loputtomiin kaivella. Ja lopulta, kun kuukausiraportointi ei ole kunnossa, ”brikataan” tilinpäätöksessä varauksia yksi kerrallaan, että saadaan selville, mille tilikaudelle mikin varaus kuuluu.
”Taloushallinnon” tilastoista ei ole mitään hyötyä
Mitä tietoja tarvitset myynnin ohjaamiseen? Mikä kohde myy ja mikä ei; mikä ajankohta myy ja mikä ei; milloin varaukset tulevat sisään… Itsestään selviä asioita – matkailualalla, mutta miten saat niitä ”taloushallinnosta”. Et mitenkään, ellet siirrä sinne koko varauskantaasi ja opeta järjestelmällesi, mikä varauspäivä ja mikä on lähtöpäivä. Mutta silloinhan järjestelmäsi onkin jo Winres!
Sama ongelma tulee reskontran kanssa. Jos maksuja ei käsitellä Winresissä, mistä saat tiedot, ovatko kaikki ensi viikolla lähtevät maksaneet. Et mistään. Pahimmillaan on ongelmaa ratkottu viemällä pankista tulevat suoritukset kahteen järjestelmään ”taloushallintoon” ja Winresiin. Mitenhän tähän sotkuun mahtuvat kassaan tulleet suoritukset – en uskalla edes ajatella.
Pidä siis prosessi kasassa
Tässä jutussa on ehkä pari kohtaa hiukan kärjistetty, mutta ei se kokonaiskuvaa muuta: prosessin katkaisemisesta kuvatulla tavalla seuraa takuuvarmasti ”oriolat”. Lehtien otsikoihin et ehkä pääse, mutta muuten.
– Markku Koskinen, Comgate Oy
Jos olet kiinnostunut Interlinkin palveluista tai Comgaten ja Interlinkin yhteistyöstä, ota yhteyttä: myynti@interlink.fi tai markku.koskinen@comgate.fi tai soita 050 552 4897 / Markku.
Artikkeli on alun perin julkaistu Login 1/2018 -lehdessä tammikuussa 2018.